Een solide systeem voor ESG-data: wie doet wat?
“Heldere rollen, sterke samenwerking, tastbaar resultaat.”
Het verzamelen en gebruiken van ESG-data vraagt om heldere keuzes en een duidelijke rolverdeling. Veel bedrijven beginnen met Excel, maar wanneer is dat niet meer voldoende? En wie neemt welke stap in het opzetten van een solide ESG-datasysteem – van strategie tot implementatie? Pieter van ’t Hoff legt uit hoe wij bedrijven ondersteunen met een sterke inhoudelijke basis, terwijl de technische uitvoering bij specialisten op dat vlak blijft. “Het draait erom dat iedereen doet waar hij goed in is – alleen zo krijg je een resultaat dat werkt,” zegt Pieter.
Pieter, allereerst: waarom is inzicht in ESG-data zo belangrijk?
ESG-data vormt de ruggengraat van verantwoord ondernemen. Aan de ene kant staan ambities en strategieën – de verhalen die je wilt vertellen; het kwalitatieve stuk. Aan de andere kant zijn er de harde cijfers die laten zien of je op koers ligt; het kwantitatieve. Zonder data blijft strategie een belofte, en zonder strategie mist data richting. Beide zijn onmisbaar, of het nu gaat om CO₂-uitstoot, diversiteit of ethische vraagstukken. Het optimaliseren van je ESG-dataverzameling zorgt dat je meer inzicht hebt en kan sturen op je doelen.
Data slaat dus eigenlijk de brug tussen wat je zegt en doet?
Exact. ESG-data gaat veel verder dan rapportageverplichtingen; het is een krachtig stuurmiddel. Doelstellingen zoals het halveren van je CO₂-uitstoot klinken goed, maar zonder data heb je geen idee of je vooruitgang boekt of moet bijsturen. Daarnaast kun je met ESG-data verbanden leggen, zoals de impact van CO₂-reductie op kosten of omzet. Dat maakt het onmisbaar, maar tegelijkertijd complex.
Voor ons draait dataverwerking dan ook niet om één jaarlijkse rapportage, maar om continu inzicht dat helpt om bij te sturen. ESG-data moet niet alleen accuraat en consistent zijn – zoals wetgeving als de CSRD vereist – maar ook bruikbaar op elk niveau, van strategisch tot operationeel. Dat vraagt om solide dataverzameling én een goed ingericht datasysteem, om je organisatie echt vooruit te helpen.
Je zegt: een goed ingericht systeem. Wat bedoel je daar precies mee?
Een ESG-datasysteem staat of valt met betrouwbare data: accuraat, volledig en traceerbaar. Veel bedrijven beginnen met Excel, en dat is niet vreemd. Het is laagdrempelig, flexibel en staat op elke laptop. Iedereen kan ermee werken, en je kunt er geavanceerde bestanden mee bouwen.
Toch heeft die toegankelijkheid ook een keerzijde. Juist ómdat iedereen ermee werkt, kunnen er fouten ontstaan – vaak onbedoeld. Eén verkeerde formule of invoer kan al gevolgen hebben. En als meerdere collega’s data toevoegen, wordt het vrijwel onmogelijk om te achterhalen waar iets misgaat. Je ziet niet wie wat heeft aangepast of waar een getal vandaan komt. Dit maakt Excel foutgevoelig en minder geschikt naarmate er meer datavereisten zijn.
Wanneer weet je dat het tijd is voor een geavanceerder systeem?
Naarmate de eisen aan ESG-data strenger worden, steeds meer mensen erin gaan werken en de dataverzameling complexer wordt, raakt Excel aan zijn limiet. Een professioneel datasysteem biedt de oplossing: het automatiseert dataverzameling, verdeelt verantwoordelijkheden duidelijk over afdelingen en maakt hiaten makkelijker op te sporen. Daarnaast kun je data op maat verzamelen en rapporteren: operationele cijfers maandelijks, strategische KPI’s per kwartaal of jaar en directe meldingen bij incidenten. Zo krijg je consistentie, transparantie en grip op ESG-doelen.
“Naarmate je organisatie groeit en de eisen aan ESG-data strenger worden, raakt Excel snel aan zijn limiet.”
Op een gegeven moment krijgen wij de vraag van onze klanten: welke software past ons het beste? Of: welke tools of systemen moeten we kiezen? Ons antwoord daarop is altijd hetzelfde: dat weten we niet.
Wacht even, jullie weten het niet? Hoe werkt dat dan?
Klopt, wij adviseren bewust niet over software. Dat is niet ons vak en ook niet onze rol. Onze expertise ligt in het leggen van de inhoudelijke basis rondom duurzaamheid: wat wil je meten, waarom is dat belangrijk, en hoe kun je dat vertalen naar concrete data? Het technische werk – zoals het bouwen en implementeren van software – laten we over aan specialisten: softwarebouwers en implementatie-experts. En eerlijk? Wij weten ook niet welke partij daar het beste in is. Wat wij wél doen, nadat de keuze voor een systeem is gemaakt, is samenwerken met die specialisten om te zorgen dat de inhoud klopt en het systeem past bij de doelen.
Aha, het is dus echt een samenwerking tussen drie partijen...
Precies. Zoals je in onderstaande afbeelding ziet, heeft iedere partij een eigen rol. De softwareleverancier levert het systeem waarin alles draait. Dit kan een grote speler zijn, zoals Microsoft, of een niche-aanbieder die zich richt op ESG-software. Zij zorgen voor de technische basis en bieden vaak ondersteuning aan de implementatiepartner of ze bieden de implementatie zelf aan.
De implementatiepartner richt het systeem in op basis van de bouwstenen die wij samen met de klant vaststellen. Zij zorgen ervoor dat de software bruikbaar wordt voor de specifieke behoeften van het bedrijf. Dat alles klopt, en dat het waterdicht is.
En wij? Wij zijn de duurzaamheidsexpert en definiëren dus die bouwstenen voor het systeem, zoals CO₂-uitstoot per omzet of diversiteit in FTE’s. Deze bouwstenen bepalen niet alleen wát je meet, maar ook hoe je dat meet. Dat begint bij heldere definities: wat verstaan we precies onder FTE? Hoe bepaal je de CO₂-uitstoot – in kilogram, ton, of een andere standaard? En bij diversiteit: kijk je naar man-vrouwverdeling, leeftijdscategorieën of andere variabelen? Dit soort keuzes zijn bepalend, omdat ze de inzichten sturen die je uiteindelijk uit je datasysteem kunt halen.
Wat gebeurt er nadat zo’n systeem is opgezet?
De oplevering is pas het begin. Daarna start de testfase, waarin we het systeem voor het eerst gebruiken met echte data. Dat levert altijd leerpunten op. Denk aan kleine fouten in berekeningen, ontbrekende data of onverwachte uitdagingen, zoals privacyregels in bepaalde landen.
Samen met de implementatiepartner voeren we verbeteringen door. Dit proces herhalen we meestal twee tot drie keer, tot het systeem goed genoeg is om mee te werken in de praktijk. Ook daarna blijven we vaak betrokken. We helpen klanten om de data niet alleen correct te interpreteren, maar ook effectief in te zetten voor sturing op ESG-doelen.
“We helpen klanten om de data niet alleen correct te interpreteren, maar ook effectief in te zetten voor sturing op ESG-doelen.”
Wat wil je bedrijven meegeven die een ESG-datasysteem willen opzetten?
Zorg dat de inhoudelijke basis klopt. Voordat je nadenkt over software of systemen, moet je duidelijk hebben welke data je nodig hebt en wat je ermee wilt bereiken. Zonder dat fundament loop je het risico dat je tijd en middelen verspilt aan systemen die niet werken voor jouw organisatie.
Werk samen met specialisten. De kracht van een goed ESG-datasysteem ligt in de samenwerking tussen inhoudelijke experts, implementatiepartners en softwareleveranciers. Elke partij heeft zijn eigen rol, en als iedereen doet waar hij goed in is, krijg je een systeem dat écht werkt.
Maar het allerbelangrijkste? Zie ESG-data als een kans om vooruit te kijken en je bedrijf beter te maken. Een goed datasysteem is meer dan een tool; het is een manier om strategische doelen om te zetten in concrete actie.
Meer weten over slimme dataverzameling en het opzetten van een solide ESG-datasysteem? Pieter staat klaar!
Pieter van ’t Hoff
Daagt klanten uit om de interne basis op orde te hebben, risico’s te mitigeren en kansen te realiseren.
Link met Pieter
